Registro de capacitaciones presenciales y online en LMS
Cómo convertimos un LMS genérico en una plataforma personalizada construida sobre LearnDash para registrar actividades de capacitación presenciales y online de los agentes de un proveedor de cursos para organismos de las fuerzas del orden.
Problema:
Nuestro cliente había creado un exitoso programa de capacitación para las fuerzas del orden usando una herramienta de CRM con una función similar a un LMS, pero le faltaban otras funciones básicas para gestionar a los estudiantes. Una de ellas era el registro de sesiones de capacitación presenciales y online, que el cliente me pidió construir.
Solución:
La solución usó los Grupos de LearnDash y interfaces personalizadas que permiten a los responsables de cada organismo y a los sargentos registrar sesiones de capacitación, gestionar los datos del organismo y generar informes, sin que los agentes tengan que interactuar directamente con el sistema.
Tecnología utilizada:
- Grupos de LearnDash
- Desarrollo personalizado
Estructura de los organismos e integración con LearnDash.
Para que algunos usuarios pudieran capacitar a otros, usamos una función clave de LearnDash llamada Grupos. En LearnDash, los líderes de grupo pueden ver y modificar el progreso de las personas que capacitan, que son los miembros del grupo. Algunos complementos de grupos incluyen un tercer rol: los propietarios del grupo. Los propietarios pueden comprar grupos, gestionar a los líderes de grupo y ver informes de sus grupos. Esta estructura de tres niveles se ajustaba perfectamente a las necesidades del cliente. Los responsables de cada organismo pueden comprar acceso y generar informes, mientras que los sargentos pueden ver y modificar el progreso de sus agentes. Con esto en mente, redujimos la necesidad de desarrollo personalizado y aceleramos el proyecto.
Cómo usamos el sistema de usuarios de WordPress.
Definimos tres roles de usuario para ofrecer a las fuerzas del orden una experiencia a medida en la plataforma. Los responsables de cada organismo tienen un rol de "propietario de grupo" para comprar y gestionar los cupos de su equipo. Los sargentos tienen un rol de "líder de grupo" para registrar las actividades de capacitación de sus agentes. Los agentes tienen un rol de "miembro del grupo". No necesitan iniciar sesión, pero almacenar sus datos como usuarios de WordPress se apoya en estructuras ya existentes. Ese almacenamiento también permite que los agentes accedan a la plataforma en el futuro sin ingresar datos adicionales.
Registro de sesiones de capacitación en LearnDash.
Con la estructura de datos definida, el siguiente desafío fue hacer que registrar el tiempo de capacitación de los agentes fuera lo más simple posible. De fábrica, no existen interfaces en el front end para esto, y cualquier gestión del progreso de los usuarios debe hacerse en el área de administración de WordPress. Ese no es un flujo ideal, porque puede resultar abrumador para la mayoría de las personas. Lo resolvimos creando dos maneras de registrar una actividad de capacitación: una en una página dedicada de Registrar sesión y otra incrustada directamente en el contenido de la clase de LearnDash, lo que hizo el proceso mucho más fácil e intuitivo para los sargentos.
La página de registro.
La página permite a los sargentos ingresar los datos de las sesiones de sus agentes y equipos. Ofrece campos flexibles para el título del recurso de capacitación, la fecha de finalización, el enlace y la duración, lo que la hace especialmente útil para seguir contenido de terceros, como los videos de YouTube.
Dentro del contenido del curso.
Los sargentos dirigen las sesiones de capacitación con el contenido del LMS, con un formulario agregado debajo de la clase para seleccionar un organismo e ingresar el tiempo de discusión. El contenido de la clase y la identidad del sargento se guardan junto con el registro de capacitación, de modo que los informes detallados no requieren carga de datos adicional. Esto hizo el proceso mucho más fácil e intuitivo.